Hey team — this is a quick walkthrough of how we track our work on Monday. Nothing fancy, just the stuff we all need to be on the same page about: how to log tasks, estimate time, and keep the board useful for everyone (including the monthly review). สวัสดีทีม — เอกสารนี้คือสรุปสั้นๆ ว่าเราใช้ Monday กันยังไง ไม่มีอะไรซับซ้อน แค่เรื่องพื้นฐานที่ทุกคนควรเข้าใจตรงกัน ตั้งแต่การกรอกงาน, ประเมินเวลา, ไปจนถึงการทำให้ board ใช้งานได้จริง (รวมถึงตอนประเมินผลปลายเดือนด้วย)
Start by breaking the work into a main task and the smaller subtasks needed to actually get it done. Then drop the people who will work on each subtask into the Assignee column. You can add as many people as you need — if three of you are working on something together, all three names go in.
เริ่มจากแบ่งงานออกเป็น Task หลัก หนึ่งอัน แล้วซอยย่อยลงเป็น Subtask เล็กๆ ที่ต้องทำจริงๆ จากนั้นใส่ชื่อคนที่จะทำแต่ละ Subtask ลงในคอลัมน์ Assignee ใส่ได้หลายคนตามที่ต้องการเลย — ถ้าทำกัน 3 คน ก็ใส่ทั้ง 3 ชื่อ
If a subtask has more than one assignee, it helps to write down who handles which part — either in the Remark column or in the Updates section. Saves a lot of "wait, I thought you were doing that?" moments later.
ถ้า Subtask มีคนทำหลายคน ลองเขียนไว้สักนิดว่าใครรับผิดชอบส่วนไหน — จะเขียนใน Remark หรือใน Update ก็ได้ ช่วยลดสถานการณ์ "อ้าว นึกว่าเธอทำอันนั้น" ตอนหลังได้เยอะ
Next, fill in the Man-day column with your best guess of how long the subtask will take. Don't overthink it, but don't just throw a number in either — this is the same number we use for sprint planning and at the end of the month when we look back at what got done.
ต่อมา ให้กรอกคอลัมน์ Man-day ด้วยตัวเลขที่คิดว่าน่าจะใช้เวลาเท่าไหร่ ไม่ต้องคิดนานเกินไป แต่ก็อย่ามั่วไปเรื่อย เพราะตัวเลขนี้คือสิ่งเดียวกับที่เราใช้วางแผน sprint และใช้ดูตอนปลายเดือนว่าทำอะไรไปบ้าง
That's okay — it happens. Just ask your PM or your team lead and they'll help you size it up. Way better than guessing and being way off.
ไม่เป็นไร เป็นเรื่องปกติ ลองถาม PM หรือ หัวหน้าทีม ให้ช่วยประเมินดู ดีกว่ามั่วแล้วผิดเยอะ
Think of 1 man-day as one full working day, or about 8 hours. From there, everything scales down. Here's the quick reference — bookmark it if you need to:
คิดง่ายๆ ว่า 1 man-day คือ หนึ่งวันทำงานเต็มๆ หรือประมาณ 8 ชั่วโมง จากนั้นค่าอื่นก็ลดหลั่นกันไป นี่คือตารางช่วยจำ — เก็บไว้ดูได้เลย:
The values above are just common ones. If your task is, say, 3 hours, you don't have to force it into a preset — write 0.35 (that's 0.25 + 0.1) or whatever number reflects reality. The point is that it's a self-estimate you actually believe in.
ค่าด้านบนเป็นค่าที่เจอบ่อยเฉยๆ ไม่ใช่กฎตายตัว ถ้างานใช้เวลา 3 ชั่วโมง ไม่ต้องฝืนเลือก ใส่ 0.35 (คือ 0.25 + 0.1) หรือเลขที่ตรงกับความจริงไปเลย จุดสำคัญคือเป็นค่า ที่คุณประเมินเองและเชื่อจริงๆ
Once you know how long the task will take, decide when you'll actually do it. Open the Sprint Period column and pick the date range. The rule is simple: the dates you pick should match the man-day estimate you wrote down.
พอรู้แล้วว่างานใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ ก็ต้องตัดสินใจต่อว่าจะทำเมื่อไหร่ เปิดคอลัมน์ Sprint Period แล้วเลือกช่วงวันที่ กฎง่ายๆ ก็คือ ช่วงวันที่ที่เลือกควรจะสอดคล้องกับค่า man-day ที่กรอกไว้
You estimated Task A at 2 man-days, and you're planning to work on it on 20 May and 21 May. So set the Sprint Period to 20/05 – 21/05. That's it — the estimate and the calendar are now telling the same story.
สมมติคุณประเมิน Task A ไว้ที่ 2 man-day และวางแผนจะทำในวันที่ 20 และ 21 พฤษภาคม ก็ตั้ง Sprint Period เป็น 20/05 – 21/05 เท่านี้แหละ — ค่าประเมินกับปฏิทินตรงกันแล้ว
The moment you actually start working on something, change its Status to Working on it. That's it. Monday will quietly drop today's date into the Start Date column for you. No need to type anything.
พอเริ่มทำจริงๆ ให้เปลี่ยน Status เป็น Working on it แค่นั้นเลย Monday จะใส่วันที่วันนี้ลงในคอลัมน์ Start Date ให้เอง ไม่ต้องพิมพ์อะไรเลย
If you change the auto-filled date manually, the monthly review numbers stop reflecting reality. Just let Monday handle it.
ถ้าไปแก้วันที่ที่ระบบเติมให้ ตัวเลขตอนประเมินรายเดือนจะเพี้ยน ปล่อยให้ Monday จัดการดีกว่า
When the subtask is actually finished — not "almost," not "just testing" — change the Status to Done. Monday will fill in the Finish Date for you. Same idea as before: leave it alone, it's accurate as-is.
พองานเสร็จจริงๆ — ไม่ใช่ "ใกล้เสร็จ" ไม่ใช่ "กำลังเทส" — ก็เปลี่ยน Status เป็น Done Monday จะใส่ Finish Date ให้เอง หลักการเหมือนเดิม: อย่าไปแก้ ปล่อยไว้แบบนั้นแหละแม่นที่สุดแล้ว
Everything we just covered — the man-day, the sprint dates, the statuses — adds up to a picture of how much you got done each month. That picture is what we use for the monthly performance review. So keeping the board honest isn't busywork; it's literally how the team sees what you contributed. Half-filled rows make it look like you did half the work.
ทุกอย่างที่พูดมา — man-day, วันที่ sprint, สถานะ — รวมๆ กันก็คือภาพรวมว่าคุณทำงานสำเร็จไปเท่าไหร่ในแต่ละเดือน และภาพนี้แหละที่เราใช้ประเมินผลงานรายเดือน เพราะฉะนั้นการกรอกข้อมูลให้ครบไม่ใช่งานยุ่งๆ ที่เพิ่มมา แต่มันคือวิธีที่ทีมจะเห็นว่าคุณทำอะไรไปบ้างจริงๆ ถ้ากรอกครึ่งๆ กลางๆ มันก็เหมือนคุณทำงานครึ่งเดียวนั่นแหละ
The status column only works if everyone uses it the same way. Here's the quick rundown — pick the one that matches where you really are, not where you wish you were.
คอลัมน์สถานะจะใช้งานได้จริงก็ต่อเมื่อทุกคนใช้แบบเดียวกัน นี่คือสรุปแต่ละแบบ — เลือกอันที่ตรงกับสถานการณ์ตอนนี้จริงๆ ไม่ใช่อันที่อยากให้เป็น
Haven't touched it yet. It's in the queue, waiting its turn.
ยังไม่ได้แตะเลย ตั้งคิวรออยู่
Actively working on it right now. Pick this and Monday records the Start Date for you.
กำลังทำอยู่ตอนนี้ พอเลือกอันนี้ Monday จะบันทึก Start Date ให้เลย
You finished your part — now waiting for someone to review or approve it.
ทำส่วนของตัวเองเสร็จแล้ว รอคนอื่นมารีวิวหรืออนุมัติ
Done on your end and now in QA's hands for testing. If QA finds no defects, they'll spin up a separate task for the testing itself — so you don't need to chase them.
เสร็จในส่วนของคุณแล้ว อยู่กับ QA รอทดสอบ ถ้า QA เทสแล้วไม่เจอ defect QA จะเปิด task แยกขึ้นมาสำหรับการทดสอบเอง — ไม่ต้องคอยตามให้
Fully wrapped up. Monday stamps the Finish Date the moment you pick this.
เสร็จเรียบร้อย จบ Monday จะใส่ Finish Date ให้ทันทีที่เลือก
Something is blocking you. Drop a note in the Remark column explaining what — the faster the PM knows, the faster they can help unblock you. Also use this if QA found a defect on your task: switch to Stuck and write what the defect is.
มีอะไรบางอย่างขวางอยู่ ใส่เหตุผลไว้ในคอลัมน์ Remark สั้นๆ — ยิ่ง PM รู้เร็ว ก็ยิ่งช่วยปลดล็อกให้คุณได้เร็ว และใช้อันนี้ด้วยถ้า QA เจอ defect บน task ของคุณ: เปลี่ยนเป็น Stuck แล้วเขียนว่า defect คืออะไร
If QA finds a defect on something you sent over, change that task's status to Stuck and write what the defect is in the Remark column. That tells everyone the task isn't actually done and you're back on it.
ถ้า QA เจอ defect ในงานที่คุณส่งไป ให้เปลี่ยนสถานะของ task นั้นเป็น Stuck แล้วเขียนใน Remark ว่า defect คืออะไร เพื่อให้ทุกคนรู้ว่างานนั้นยังไม่เสร็จจริง และคุณกำลังกลับมาแก้
Once a task is at Done, Waiting for review, or Waiting for test, leave it there. Don't change it back to "Working on it" if a defect shows up. Instead, create a new task describing the fix you're now doing, and give that new task its own man-day estimate. This keeps the history clean and your monthly numbers accurate.
พอ task ขยับไปถึง Done, Waiting for review หรือ Waiting for test แล้ว ปล่อยทิ้งไว้แบบนั้น อย่าย้อนกลับไปเป็น "Working on it" แม้จะเจอ defect ก็ตาม ให้สร้าง task ใหม่ แทน อธิบายว่ากำลังแก้อะไรอยู่ และใส่ค่า man-day ของ task ใหม่ด้วย วิธีนี้จะทำให้ประวัติงานสะอาด และตัวเลขประเมินรายเดือนตรงกับความจริง
The ENV column just tells everyone where the task is right now. Quick thing to remember: if you see (Testing) after the name, it means we're still testing on that environment — it hasn't actually shipped there yet. Without the "(Testing)" bit, it means it's live and stable there.
คอลัมน์ ENV แค่บอกว่าตอนนี้งานอยู่บน environment ไหน จุดที่ต้องจำคือ: ถ้าเห็นวงเล็บ (Testing) ต่อท้าย แปลว่ายังกำลังทดสอบบน environment นั้นอยู่ — ยังไม่ได้ขึ้นจริง ส่วนถ้าไม่มี "(Testing)" แปลว่าขึ้นและเสถียรแล้ว
Still being built on the developer machines / dev environment.
ยังพัฒนาอยู่บนเครื่อง dev / environment พัฒนา
Currently being tested on SIT (System Integration Testing).
กำลังทดสอบอยู่บน SIT (System Integration Testing)
Up and running on SIT, no major issues.
ขึ้นแล้วบน SIT ใช้งานได้ ไม่มีปัญหาใหญ่
Currently being tested on UAT (User Acceptance Testing).
กำลังทดสอบอยู่บน UAT (User Acceptance Testing)
Up and running on UAT, users can try it.
ขึ้นแล้วบน UAT ให้ผู้ใช้ลองได้
Live in production. This is the finish line.
ขึ้น production แล้ว — เส้นชัย
Drop your team's name into the Team column. This is what lets us filter the board by group later — really handy when there are dozens of tasks and you only want to see yours. The current teams are below, and the PM can add more as we grow.
ใส่ชื่อทีมของคุณลงในคอลัมน์ Team ไอ้ตัวนี้แหละที่ทำให้เราสามารถ filter board ตามทีมได้ทีหลัง — มีประโยชน์มากตอนงานเยอะๆ แล้วอยากดูเฉพาะของทีมตัวเอง ทีมที่มีตอนนี้อยู่ด้านล่าง และ PM สามารถเพิ่มได้ เมื่อทีมเราโตขึ้น
Just ping the PM. New labels get added through the column's "Edit Labels" menu, quick job.
บอก PM ได้เลย เพิ่ม label ใหม่ทำได้ผ่านเมนู "Edit Labels" ของคอลัมน์ ใช้เวลาแป๊บเดียว
Pick a priority based on how much it hurts if it waits. Listed top-down from most urgent to least:
เลือก priority จากว่า "ถ้าปล่อยรอ จะเจ็บแค่ไหน" เรียงจากด่วนสุดไปไม่ด่วนเลย:
Something is on fire in production. Stop what you're doing and handle this first.
มีอะไรบางอย่างพังบน production หยุดที่ทำอยู่แล้วมาจัดการอันนี้ก่อนเลย
Important and time-sensitive. Should be done within this sprint, no slipping.
สำคัญและด่วน ต้องเสร็จภายใน sprint นี้ ห้ามเลื่อน
Normal work that fits into the regular sprint plan. The default for most tasks.
งานปกติทั่วไป อยู่ในแผน sprint ตามคิว ส่วนใหญ่จะเป็นอันนี้
Nice to have, not urgent. Pick it up when there's a quiet day.
ทำก็ดี ไม่ทำก็ไม่ตาย ทำตอนวันไหนงานน้อยๆ